الشؤون المالية وتنمية الموارد

7 أبريل، 2017
الشؤون المالية وتنمية الموارد

مهام قسم الشؤون المالية بالمكتب
يعتبر قسم الشؤون المالية من أهم الأقسام بالمكتب لارتباطه بجميع الأقسام ، ولما يقوم به من جلب الموارد المالية وتنظيمها والتي يقوم عليها عمل المكتب واستمراريته من مهامه :
• التبرعات المالية :
– استقبال التبرعات النقدية من الداعمين وتزويدهم بسند قبض الكتروني .
– إيداع جميع التبرعات النقدية في أحد حسابات المكتب الرسمية والاحتفاظ بسند الإيداع البنكي .
– جمع السندات في نهاية كل شهر تقريباً ورفعها للجمعية لتدقيقها مع إرفاق صورة من سند الإيداع في البنك وكذلك صورة من إيصالات الشبكة ، والاحتفاظ بصورة السندات بالمكتب .
– حصر ومتابعة كفالة الحلقات وتسجيلها في البرنامج الخاص بها ، والتواصل مع المتبرعين في حال الانقطاع .
– سحب كشوف الحسابات البنكية نهاية كل شهر ومتابعة تنفيذ الاستقطاعات وحصرها وتسجيلها بالبرنامج المالي .
– الحرص على جلب أكبر قدر من الاستقطاعات وتنفيذها لأنها تعتبر الوارد الثابت للمكتب .

• التواصل مع المستقطعين :
– التواصل بالرسائل النصية والواتس أب .
– التواصل بالاتصال الهاتفي في حالة الانقطاع أو التوقف .
– المتابعة برسائل الشكر والتهنئة في المناسبات والأفراح والأعياد .

• الإيجارات العقارية :

– تأجير العقارات التابعة للمكتب وكتابة العقود .
– استلام الإيجارات وتزويد المستأجر بسند قبض رسمي ، ومن ثم تسجيل السند في البرنامج الخاص بذلك .
– إعداد تقرير سنوي بالإيجارات الواردة في نهاية العام الهجري .

• المصروفات :
– استلام فواتير المصروفات والمشتريات الخاصة بالمكتب وحفظها بملف خاص بذلك إلى حين تجميعها ثم رفعها للجمعية لاستعاضة قيمتها واعطاءها لمن صرفها من أعضاء المكتب .

• الرواتب /
– عمل مسير الرواتب الشهرية بناء على ما تم اعتماده من سلم الرواتب ، مع تسجيل الحسم والغياب والإضافات إن وجدت ، ثم يتم رفعها لجمعية نبأ لتنزيل الرواتب في حسابات المستفيدين .

• الحفل السنوي ( بنين – بنات )
– بعد اعتماد الحفل السنوي للمكتب وتقدير ميزانيته يتم الرفع لجمعية نبأ بطلب التكلفة التقريبية للحفل ، ثم يتم تقسيمها على الأقسام لصرفها في محلها ، وبعد انتهاء الحفل يتم جمع فواتير كل قسم وتدقيقها بناء على ما صرف منها وما تبقى ، ثم تجمع جميعها في بيان موحد ثم ترفع للجمعية مع أصل الفواتير لتغطية المبلغ المصروف .

• التقارير السنوية :
– يقوم القسم المالي بالمكتب بإعداد تقرير سنوي في نهاية كل عام عن الإيرادات والمصروفات والأرصدة المتبقية في الحساب لرفعها إلى رئيس المكتب للاطلاع والتوجيه بما يرى .
– إعداد التقارير الطارئة حسب طلب الرئيس أو إدارة الجمعية في أي وقت .